Tổng hợp các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết

Các kỹ năng làm việc nhóm cần thiết bao gồm kỹ năng giao tiếp – quản lý thời gian – giải quyết xung đột – ra quyết định – giải quyết vấn đề – tôn trọng sự đa dạng – tư duy phản biện – lập kế hoạch – đồng cảm và tạo dựng niềm tin.

1. Kỹ năng giao tiếp Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Mấu chốt của giao tiếp là trao đổi cởi mở và trung thực với các thành viên trong nhóm về kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm của từng người. Mối quan hệ cởi mở thúc đẩy sự tin tưởng và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực – trong đó, mọi cá nhân đều sẵn sàng nói lên suy nghĩ của mình. Tuy có thể xảy ra bất đồng, sự thẳng thắn và tôn trọng với các thành viên khác sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

2. Giải quyết xung đột Mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi khi làm việc theo nhóm. Điều quan trọng là bạn thành thục xử lý vấn đề ngay từ khi mới phát sinh. Tuyệt đối không để căng thẳng “leo thang” – đó là lý do tại sao các thành viên với kỹ năng làm việc nhóm xuất chúng cũng đồng thời là những chuyên gia hòa giải. Chính họ hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với những người khác, tạo thành một đội nhóm gắn kết.

3. Quản lý thời gian Quản lý thời gian và trách nhiệm giải trình là yếu tố cốt lõi đối với thành công của đội nhóm. Ở vai trò quản lý dự án, bạn cần phải có kỹ năng tổ chức tốt, đặt ra các mục tiêu có thể quản lý được cho nhóm, cũng như hỗ trợ các thành viên khá hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

4. Ra quyết định Việc ra quyết định nghe có vẻ đơn giản – nhưng đó là khi tất cả mọi người đều đồng thuận về quá trình hành động. Thực tế, trong mọi đội nhóm, sẽ luôn có sự khác biệt về ý kiến, mục tiêu và phương pháp làm việc. Những cá nhân với kỹ năng làm việc nhóm tốt là người nhìn ra bức tranh toàn cảnh, sẵn sàng “gạt bỏ: cái tôi sang một bên và hướng tới mục tiêu chung. Quá trình ra quyết định theo nhóm thường đòi hỏi sự thỏa hiệp – và đôi khi, thái độ sẵn sàng từ bỏ quan điểm riêng của cá nhân để ủng hộ quyết định chung của cả nhóm. ra quyết định.

5. Giải quyết vấn đề Khả năng xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, quản lý dựa trên cơ sở kỹ năng của từng thành viên là tiền đề quan trọng thúc đẩy hiệu suất và thành công của đội nhóm. Kỹ năng giải quyết vấn đề và làm việc nhóm đòi hỏi bạn phải suy nghĩ “vượt ra” khỏi lối mòn (think out of the box) khi có thách thức hoặc vấn đề nảy sinh. Thay vì bị phân tâm bởi kết quả tiêu cực, họ bình tĩnh giúp đội nhóm tìm ra giải pháp. Cách tiếp cận này giúp phát hiện ra những rào cản/bất cập đang cản trở thành công của nhóm, nhờ đó cải thiện quy trình làm việc chung.

6. Tôn trọng sự đa dạng Làm việc theo nhóm yêu cầu bạn phải có tư duy cởi mở – với ý thức rằng các thành viên trong nhóm có thể nhìn sự việc từ góc độ khác. Việc thực hành kỹ năng lắng nghe trong làm việc nhóm sẽ giúp bạn nhận ra nhiều khía cạnh của vấn đề mà bản thân chưa từng xem xét trước đây. Đây là cơ sở để bạn trở thành một đồng nghiệp và nhà lãnh đạo tốt hơn, dự đoán trước nhu cầu và thách thức trong tương lai, cũng như phản ứng hiệu quả khi những điều đó xảy ra.

7. Tư duy phản biện (critical thinking) cho phép cấp quản lý đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn. Chúng ta thường rất hăng hái làm theo quyết định của đội nhóm hoặc điều mà một thành viên trong nhóm tin là hướng hành động tốt nhất. Thế nhưng đôi khi, một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể sẽ giúp đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách suy nghĩ chín chắn và xem xét tất cả các mặt của vấn đề, suy ngẫm về những kinh nghiệm trong quá khứ, đồng thời lắng nghe ý kiến của các thành viên khác trong nhóm – bạn sẽ có thể khám phá các bước đi “đột phá”, đưa đội nhóm phát triển theo hướng mới hơn.

8. Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch Nếu bạn không biết cần phải làm gì và vào thời điểm nào, sẽ rất khó để hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn. Để giải quyết vấn đề hiệu quả, bạn phải có khả năng đưa ra một kế hoạch tổng thể – trong đó, mọi thành viên trong nhóm đều hiểu, tuân theo và biết rõ kết quả mong đợi. Một khi thống nhất về kế hoạch, bạn sẽ có thể sắp xếp nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và điều phối hành động của từng thành viên chi tiết.

9. Thuyết phục và tạo ảnh hưởng Một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là thuyết phục và tạo ảnh hưởng. Khi đội nhóm đi đến một quyết định chung, một số thành viên có thể cần được thuyết phục về giá trị của quyết định này. Năng lực ảnh hưởng không phải là một đặc điểm tính cách. Đây là một kỹ năng có thể học tập được. Trong bối cảnh làm việc theo nhóm, trưởng nhóm đóng vai trò truyền cảm hứng cho mọi thành viên cùng đóng góp để đạt được mục tiêu chung. Để làm được điều này, bạn nên dành thời gian trau dồi kỹ năng thuyết trình của mình.

10. Khả năng tạo dựng niềm tin Khi làm việc theo nhóm, bạn phụ thuộc vào các thành viên khác, cũng như họ phụ thuộc vào bạn. Do đó, hãy thể hiện bản thân là người đáng tin cậy – bằng cách hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn, vượt qua mọi trở ngại trên đường đi. Sự minh bạch là yêu cầu tối quan trọng – các bên liên quan cần phải hiểu rõ các chuẩn mực nhóm, công việc mà họ chịu trách nhiệm, cũng như nỗ lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn dự kiến.

11. Đồng cảm Sự đồng cảm với đồng đội có thể cho phép bạn hiểu rõ hơn về động cơ hành động và cảm xúc của họ. Hãy dành thời gian lắng nghe và tìm hiểu cách người khác nghĩ và làm việc – điều này sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Trong làm việc nhóm, điều quan trọng là bạn phải luôn nhận thức được tình trạng của nhóm. Ví dụ, nếu một cá nhân nói quá nhiều hoặc không cho phép người khác chia sẻ ý kiến, vai trò của trưởng nhóm là “khôi phục” sự cân bằng, để mỗi người đều có cơ hội đóng góp. Ngoài ra, nếu một thành viên có xu hướng ngại chia sẻ ý kiến, bạn hãy tạo không gian để tất cả đều thoải mái đóng góp các kỹ năng và hiểu biết riêng của họ.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng lắng nghe, Kỹ năng chia sẻ… Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta.